Onboarding Virtuale: l’ingresso in azienda a distanza

Colazione sull'erba

Pensate che le assunzioni siano bloccate in questo momento? Non per tutti. 
Qualche settimana fa vi abbiamo parlato dei lavoratori nel limbo, e tra loro troviamo anche chi, proprio in questi giorni, sta affrontando l’ingresso in una nuova azienda. In un panorama del lavoro che si sta modificando profondamente, andando sempre più verso una digitalizzazione delle attività, il work from home ci è venuto in soccorso. Di conseguenza anche l’Onboarding ha subito profondi cambiamenti, diventando virtuale. 

Cos’è l’Onboarding?
L’Onboarding è l’insieme di processi e attività che permettono al neoassunto di “salire a bordo” della nuova realtà aziendale, ed è per questo una tra le tematiche HR più delicate e importanti. L’obiettivo è di acquisire competenze e conoscenze che permettono al neoassunto di diventare parte integrante dell’organizzazione, d’altra parte quest’ultima deve creare le giuste condizioni per far si che questo accada. 

L’Onboarding si contraddistingue come un processo complesso, perché coinvolge dinamiche relazionali e culturali, che sono fondamentali per la vita di ognuno.

L’ingresso di una nuova risorsa è un processo che suscita emozioni contrastanti, come curiosità, ansia e paura del nuovo, non solo nel neoassunto ma anche nella popolazione aziendale già presente. Il nuovo arrivato sarà accompagnato all’interno di un team in cui dovrà creare nuovi legami e imparare a relazionarsi in un contesto consolidato, dove sono già presenti rapporti di lavoro e a volte amicizie. 
Dal punto di vista culturale, il neoassunto dovrà non solo allineare i propri principi e valori professionali con quelli promossi dall’azienda e condivisi dai nuovi colleghi, ma anche comprendere le dinamiche, le pratiche non dette ed il know how implicito.

Perchè l’Onboarding è così importante?
Questo processo è fondamentale per due fattori: il coinvolgimento del neoassunto e la sua fidelizzazione all’azienda. Lo studio promosso dall’Academy of Management Journal rileva come i primi 90 giorni di lavoro siano fondamentali per la creazione di un rapporto longevo con l’azienda e con i colleghi. Fin dai primi giorni, una buona relazione con il team è fondamentale per mantenere elevato il coinvolgimento personale e la motivazione a proseguire il proprio percorso professionale nella medesima realtà. Un’altra ricerca evidenzia che un buon processo di Onboarding aumenti del 58% la possibilità che il lavoratore continui a far parte della stessa azienda per i tre anni successivi al suo inserimento (Wynhurst Group).  

Onboarding virtuale: differenze e difficoltà
Rispetto all’Onboarding tradizionale quello virtuale presenta una differenza sostanziale, ovvero la mancanza di un ambiente fisico in cui conoscere i colleghi e prendere consapevolezza degli spazi di lavoro.
L’incontro virtuale rende più complesso il coinvolgimento del nuovo arrivato poiché vi è la mancanza di una presentazione di persona. Si percepisce l’assenza di momenti informali e di condivisione che in una realtà aziendale sono all’ordine del giorno e che permettono al nuovo arrivato di farsi conoscere, di comprendere e adattarsi alle dinamiche già presenti: basti pensare alla pausa pranzo o caffè. Così la conoscenza di alcuni aspetti caratteriali del neoassunto rimane in sospeso, inoltre può persistere la sensazione di essere sempre il nuovo arrivato.  

Si evidenziano delle difficoltà a livello operativo: dal momento che la formazione avviene online e il tutor non è presente fisicamente a guidare il neoassunto, possono scaturire sentimenti quali il senso di abbandono e di insicurezza, poiché nonostante la tecnologia ci venga in soccorso, è complesso dare comunicazioni e feedback tempestivi, risolvere eventuali dubbi e chiedere aiuto. 

Consigli pratici per l’Onboarding in modalità virtuale 
Come Consulenti HRriteniamo che vi siano alcuni strumenti adatti a facilitare il processo di Onboarding virtuale. 

  • Induction Program Online
    Stilare un programma di presentazione della realtà aziendale, come valori, mission e attività svolte. Attraverso riunioni online con HR, il team e i rappresentati delle diverse funzioni aziendali il neoassunto inizierà a conoscere le principali politiche e le modalità operative, entrando in contatto anche con i colleghi appartenenti ad altri dipartimenti o team. 
     
  • Manuale dell’Onboarding 
    Condividere un manuale digitale in cui vengano indicate tutte le informazioni utili alla nuova risorsa: dalla brochure aziendale ai regolamenti più importanti, indirizzi mail, password e strumenti di lavoro (computer, telefono aziendale ecc). 
     
  • Tutoring
    Affidare alla nuova risorsa una figura di Tutor che la affianchi nell’inserimento e faciliti le relazioni con i colleghi, introducendola alla nuova cultura aziendale. Il tutor ha il compito di confrontarsi ogni giorno con il neoassunto, per fornirgli feedback, supporto e assisterlo nelle attività.
     
  • Agenda settimanale
    Stilare un’agenda dettagliata delle attività da svolgere. Consigliamo di alternare momenti di formazione e di confronto a momenti operativi, in cui il neoassunto possa prendere dimestichezza con le mansioni da svolgere autonomamente. 
     
  • Programma di socializzazione
    Per promuovere la socializzazione tra i propri collaboratori, consigliamo di dedicare dei momenti per la conoscenza reciproca, attraverso attività di condivisione. Un esempio può essere l’appuntamento settimanale per il caffè virtuale o l’aperitivo online. 

Un processo di Onboarding ben studiato e pianificato è un win-win, sia per l’azienda che per il nuovo arrivato. 

Alessia Villani, Margherita Cislaghi