L’importanza di una buona pianificazione delle riunioni

Riunioni

Numerose riunioni e video meeting vengono quotidianamente condotte e possono diventare uno strumento di gestione abusato e poco redditizio: se male organizzate possono, infatti, portare a una grande perdita di tempo.

Una cattiva gestione delle riunioni, oltre a uno spreco di tempo e denaro, può generare frustrazione causata da diversi fattori: l’interferenza con altri compiti più urgenti, la scelta sbagliata dei partecipanti invitati, l’assenza di motivazione per l’incontro, la conduzione errata, i risultati inconcludenti o poco chiari.

D’altra parte, invece, riunioni efficaci portano numerosi benefici: 

  • eliminazione delle perdite di tempo di riunioni individuali;

  • miglioramento della qualità delle decisioni, grazie alle sinergie dei partecipanti che possiedono adeguate informazioni e conoscenze;

  • condivisione delle informazioni e generazione di nuove idee; 

  • crescita del coinvolgimento delle persone, facilitando il processo decisionale impopolare e riducendo i boicottaggi nella sua attuazione; 

  • aumento della cooperazione e dello spirito di squadra, promuovendo lo sviluppo dell'identità del gruppo.

 

Come preparare una riunione efficace? 

Per organizzare riunioni efficaci, siano esse in presenza o online, è importante sapere quando è necessario incontrarsi e quando no, per questo ecco uno schema utile:

 

Tabella Riunioni

 

Oltre a tenere in considerazione quando è necessario incontrarsi per una riunione efficace è molto importante stabilire gli obiettivi, pianificare l’ordine del giorno, selezionare accuratamente i partecipanti e tenere bene a mente l’ergonomia del meeting. 

 

Stabilire obiettivi

Il primo step è decidere quali sono gli obiettivi della riunione come per esempio la condivisione di informazioni, l’identificazione e la risoluzione di problemi, la presa di decisione, la pianificazione, la risoluzione dei conflitti, la motivazione del gruppo, la formazione.

Per fare ciò, può essere utile rispondere a queste domande:

  • Perché voglio convocare la riunione?

  • Perché parteciperò alla riunione?

  • Cosa voglio ottenere durante la riunione?

  • Cosa voglio ottenere dopo l'incontro?

 

Pianificare l'ordine del giorno

L’ordine del giorno è fondamentale per avere una scaletta degli argomenti di discussione e per controllare il suo andamento, per preparare i partecipanti all’evento distribuendo il materiale necessario e per riuscire a terminare la riunione avendo toccato tutti i temi di interesse. 

Per una buona definizione dell’ordine del giorno è necessario definire il luogo, la durata della riunione (se maggiore di un’ora e mezza devono essere previsti degli intervalli), gli argomenti esatti di discussione e il tempo assegnato a ciascuno di loro, individuando le persone responsabili di ogni tematica. È fondamentale, inoltre, separare la fase di scambio di informazione dalla fase decisionale, e identificare chiaramente le finalità di ogni argomento (informazione, votazione, decisione, discussione, riflessione, consultazione).

 

Selezionare i partecipanti

I partecipanti devono essere decisi in base all’obiettivo della riunione, in generale sono le 

persone che: hanno conoscenze/abilità rilevanti per il problema, detengono risorse organizzative, implementano la soluzione, sono colpite dalla decisione. Una composizione eterogenea favorisce la generazione di nuove idee, mentre l’omogeneità agevola la presa di decisione, grazie a un maggiore allineamento del consenso.

Anche la dimensione del gruppo è fondamentale per la buona riuscita del meeting e per i processi decisionali: il team non dovrebbe superare 8-10 persone per una buona efficienza, mentre per la condivisione di informazioni possono esserci anche grandi gruppi. A ogni partecipante è utile assegnare un ruolo tra leader (colui che guida la riunione), segretario (trascrive il verbale della riunione e prende appunti, riassumendo le decisioni prese), timer (tiene il tempo, andando a focalizzare l’attenzione sul timing dei punti all’ordine del giorno), e partecipante. 

 

Ergonomia dei meeting

Un altro importante punto è la definizione delle modalità, della logistica e del momento in cui organizzare un meeting. Tenendo presente che non esiste un momento ideale in assoluto è importante considerare le esigenze dei partecipanti in modo tale che questi siano realmente presenti durante la riunione. La dimensione e la provenienza del gruppo incidono sulla logistica dell’evento, andando a influenzare il luogo della riunione e la disposizione fisica dei partecipanti. La collocazione di questi ultimi in tavoli stretti e lunghi potrebbe, per esempio, non agevolare la comunicazione e impedire la visione ottimale.

Con le riunione online l’aspetto tecnologico prende il posto di quello logistico, inoltre le tempistiche assumono una maggiore rilevanza. È bene, quindi, non pianificare lunghi video meeting in cui l’attenzione risulta ancora più difficile ed è buona prassi intervallare le varie riunioni da un break.

 

Quando organizzate una riunione in presenza o online tenete a mente questi tips!

 

Valeria Serafini, Marina Fracassi

 

 

Bibliografia

Doyle, M., & Straus, D. (1982). How to make meetings work. NY: Jove Books.